Diversas empresas concentran el uso de Microsoft 365 en aplicaciones tradicionales como Outlook, Teams, Word y Excel, dejando sin aprovechar herramientas avanzadas de automatización, gestión documental, administración de dispositivos y ciberseguridad. Esta baja adopción de las capacidades integradas genera gastos innecesarios, pues las corporaciones suelen contratar programas externos para resolver necesidades cubiertas por sus licencias vigentes.
A medida que la plataforma incorpora funciones de inteligencia artificial y conectividad, conocer los alcances del licenciamiento resulta indispensable para mejorar el retorno de la inversión tecnológica. “Muchas organizaciones evalúan Microsoft 365 principalmente desde la perspectiva de la productividad individual. Sin embargo, la plataforma ofrece capacidades mucho más amplias para conectar tareas, gestionar información, administrar dispositivos y fortalecer la seguridad de la organización”, explica Enrique Solari, Director de Desarrollo de Negocios de DIMA.
¿Qué herramientas permiten automatizar procesos internos?
Power Automate destaca como la solución principal para conectar aplicaciones y eliminar tareas manuales repetitivas en la operación diaria. Mediante esta herramienta, los equipos pueden estructurar flujos digitales para gestionar aprobaciones, enviar notificaciones automáticas, actualizar bases de datos y atender requerimientos internos sin intervención humana.
Estudios elaborados por la consultora Forrester estimaron un retorno de inversión (ROI) potencial de 223% a tres años para Microsoft 365 for Business y de 248% para Power Automate, en base a modelos sobre empresas analizadas. Los resultados financieros estuvieron vinculados a la ganancia de productividad, la reducción de errores en labores manuales y el óptimo aprovechamiento del ecosistema contratado.
¿Cómo fortalece la plataforma la gestión y la seguridad corporativa?
El ecosistema digital integra componentes diseñados para centralizar el conocimiento y proteger la infraestructura tecnológica. SharePoint funciona como el núcleo para la administración del contenido corporativo; Intune facilita el control remoto de dispositivos móviles y computadoras; mientras Defender aplica barreras de ciberseguridad sobre identidades y accesos.
“El verdadero retorno se refleja cuando las herramientas dejan de utilizarse de manera aislada. Integrar flujos con Power Automate, gestionar información desde SharePoint y administrar dispositivos y políticas desde Intune permite reducir trabajo manual, simplificar la gestión y evitar la proliferación innecesaria de soluciones independientes”, señala Solari.
¿Por qué es necesario auditary optimizar antes de adquirir nueva tecnología?
La llegada de asistentes inteligentes como Copilot y la creación de agentes digitales añade una dimensión avanzada al entorno de trabajo. Estas herramientas ayudan a analizar volúmenes complejos de datos, generar contenidos, consultar repositorios internos y asistir a los colaboradores en tareas analíticas.
Según el informe Work Trend Index 2026 de Microsoft, cerca de la mitad de los usos analizados sobre asistentes de inteligencia artificial estuvieron orientados al trabajo cognitivo, como resolver problemas, evaluar alternativas y formular ideas estratégicas. Por ello, las compañías deben auditar sus sistemas antes de realizar nuevas compras.
“Antes de incorporar una nueva herramienta, las empresas deberían preguntarse si esa capacidad ya está incluida en las licencias que tienen contratadas. El verdadero desafío no es sumar más tecnología, sino aprovechar mejor la que ya está disponible”, concluye Solari.
